Diese Datenschutzrichtlinie erklärt, wann wir Ihre persönlichen Daten erfassen, wie wir sie verwenden, wie sicher sie sind und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre persönlichen Daten haben, die von iTrust Partnering Limited erfasst und verarbeitet werden.

Wir können Ihre persönlichen Daten in verschiedenen Situationen erheben und verarbeiten: ob iTrust Ihnen derzeit als Kunde Personaldienstleistungen anbietet, Sie als Kandidat bei der Suche nach einer Position unterstützt, wir unsere Geschäftsbeziehung fortsetzen, eine Dienstleistung von Ihnen erbracht wird oder Sie einfach nur unsere Website besuchen.

In Bezug auf die Rechtsvorschriften zum Datenschutz (einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Datenschutz-Grundverordnung (EU-Verordnung 2016/679)) ist iTrust Partnering Limited (“iTrust” oder “uns” oder “unser”) verpflichtet, alle persönlichen Daten vertraulich zu behandeln und den Schutz und die Achtung Ihrer Privatsphäre zu gewährleisten.

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzrichtlinie gelegentlich geändert werden kann, daher sollten Sie diese Seite erneut besuchen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben, da wir jede Aktualisierung hier bekannt geben würden.

  1. Welche persönlichen Daten können wir von Ihnen erfassen?
  2. Wie verwenden wir Ihre persönlichen Daten?
  3. Geben wir Ihre persönlichen Daten an Dritte weiter?
  4. Geben wir Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union weiter?
  5. Wie lange bewahren wir Ihre persönlichen Daten auf?
  6. Wie verwenden wir Cookies und Ihre IP-Adresse?
  7. Gesprächsaufzeichnung
  8. Sind Ihre Daten bei uns sicher?
  9. Ihre Rechte: Wie können Sie Ihre persönlichen Daten einsehen, korrigieren und löschen?
  10. Wie können Sie die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken?
  11. Marketing-Kommunikation
  12. Änderungen an dieser Richtlinie
  13. Kontakt

1. Welche persönlichen Daten können wir von Ihnen erheben?

Alle persönlichen Daten, die wir erheben und verarbeiten, werden vertraulich behandelt und nur dann verwendet, wenn sie für den Zweck unserer regulären Rekrutierungsaktivitäten erforderlich sind.

KandidatInnen: Wir können einige Ihrer persönlichen Daten erfassen, um Ihnen die am besten geeigneten verfügbaren Positionen anzubieten. Wir können Daten entweder direkt von Ihnen erheben, wenn Sie sich auf eine unserer offenen Stellen bewerben, das Kontaktformular auf unserer Website ausfüllen oder mit einem Mitglied unseres Teams kommunizieren (E-Mail, Telefon, LinkedIn- oder Xing-Konversation); oder indirekt, wenn Sie uns von einem Mitglied Ihres Netzwerks für eine bestimmte Position empfohlen werden (vorausgesetzt, Sie haben dieser Person Ihr Einverständnis gegeben und/oder es liegt ein berechtigtes Interesse vor) oder wenn Ihr Referenzgeber Ihre persönlichen Daten offenlegt. Wir können Ihre Daten auch erfassen, wenn sie im Internet öffentlich zugänglich sind (z. B. in einem persönlichen Blog, White Pages) oder über soziale Medien.

In Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen und Vorschriften können diese persönlichen Daten Ihren vollständigen Namen, Lebenslauf, Alter oder Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Familienstand und elterliche Situation (falls relevant), Wohnort, Bildungsniveau und andere Zeugnisse, Beschäftigungsgeschichte, Mobil- oder Festnetztelefonnummer, E-Mail-Adresse, Skype-ID, Details zu etwaigen Vorstrafen (falls dies für die Stelle, für die Sie sich bewerben möchten, erforderlich ist), Details zu Ihren aktuellen Gehalts-, Renten- und Sozialleistungsregelungen (falls dies nach den lokalen Gesetzen oder den Arbeitgeberrichtlinien des Bewerbers zulässig ist) umfassen. Wenn wir Ihnen einen geeigneten Vertrag oder eine Festanstellung vermitteln, benötigen wir möglicherweise auch eine Kopie oder einen Scan eines Personalausweises (Führerschein, Reisepass/Personalausweis), Ihre Firmenregistrierungsdaten, Ihre Steuernummer und Ihre Firmenbankverbindung, um Ihren Vertrag und die Lohnabrechnung vorzubereiten.

Wir können auch andere relevante persönliche Daten erfassen, die Sie uns beim Ausfüllen unseres Kontaktformulars oder in der Korrespondenz mitteilen. Wir zeichnen auch Telefongespräche auf, die Sie möglicherweise mit einem Mitglied des iTrust-Teams führen, und wir führen Aufzeichnungen über die gesamte schriftliche Kommunikation.

Kunden: Wir erheben nur die grundlegenden Daten, die wir benötigen, um Ihnen die am besten geeigneten Rekrutierungsdienstleistungen anzubietn sowie unsere Beziehung zu pflegen und auszubauen. Diese Daten umfassen Ihre Kontaktdaten und die Kontaktdaten von Personen innerhalb Ihrer Organisation, wie Name, Position, Arbeitsort, Telefonnummer, E-Mail. Wir können auch andere relevante Informationen sammeln, die Sie uns mitteilen, um uns zu helfen, Ihnen geeignete Dienstleistungen anzubieten.

Zulieferer: Wir erfassen nur die wenigen Daten über unsere Lieferanten, die zur Erleichterung unserer Zusammenarbeit erforderlich sind; im Allgemeinen Ihre Kontaktdaten und die Kontaktdaten von Personen innerhalb Ihrer Organisation wie Name, Position, Telefonnummer, E-Mail sowie Finanzdaten, um Sie zu bezahlen.

Website-Benutzer: Wir können Ihre persönlichen Daten erfassen, wenn Sie die iTrust Website besuchen, einschließlich Ihrer IP-Adresse, Ihres Browsers, Ihres Zeitstempels, Ihrer Verkehrsdaten, Ihrer Standortdaten, Ihrer Kontaktformulare und anderer Ressourcen, auf die Sie zugreifen. Dies geschieht ausschließlich zu dem Zweck, Ihren zukünftigen Besuch auf der Website angenehmer und effizienter zu gestalten, da wir in der Lage sind, Ihnen auf Basis dieser Daten für Sie relevante Inhalte vorzuschlagen.

2. Wie verwenden wir Ihre persönlichen Daten?

Wir speichern und verarbeiten nur die Daten, die wir zur Durchführung unserer regulären Geschäftstätigkeit, nämlich der Personalvermittlung, benötigen. Alle von iTrust erhobenen persönlichen Daten werden unter Wahrung der Vertraulichkeit und Ihrer Rechte verwendet und verarbeitet.

Als solche nutzen und verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze und auf der Grundlage der folgenden Gründe für die Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung ist für das von iTrust verfolgte berechtigte Interesse an der Erbringung angemessener Rekrutierungsdienstleistungen erforderlich und beeinträchtigt keine Ihrer Rechte und Interessen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten durch iTrust wurde durch Ihre vorherige und ausdrückliche Zustimmung erlaubt, z. B. wenn Sie gelegentlich um Ihre Vertretung für eine offene Stelle gebeten werden oder wenn Sie sich für den Erhalt von Marketingkommunikation von uns entscheiden. Wir werden auch immer Ihre ausdrückliche Zustimmung einholen, wenn wir einige sensible Daten von Ihnen erheben und verwenden müssen, die für eine Stelle, an der Sie interessiert sind, und in Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen erforderlich sind (wie z.B. Ergebnisse von Drogentests für Bewerbungen in der pharmazeutischen Industrie oder religiöse Überzeugungen für Zwecke der Schweizer Lohnbuchhaltung).

KandidatInnen: Unser Ziel ist es, Sie für geeignete Position zu platzieren, und im Folgenden finden Sie eine unvollständige Liste, wie wir Ihre persönlichen Daten zu diesem Zweck nutzen und verarbeiten können:

  • Anlegen eines Benutzerprofils in unserer Datenbank mit Ihren persönlichen Daten und Aktualisierung aller Details, wenn dies erforderlich ist, um unsere Beziehung zu pflegen und die Ihnen von uns präsentierten Möglichkeiten immer besser mit Ihrer Situation, Ihren Erfahrungen und Ihren Erwartungen abzustimmen.
  • Bewerbung auf eine Freelance-Position oder eine Festanstellung in Ihrem Namen und mit Ihrer vorherigen Zustimmung.
  • Bereitstellung der notwendigen Informationen für unsere Kunden im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung auf eine Stelle.
  • Die Verwaltung und Administration Ihres Vertrags.
  • Erfüllung unserer Verpflichtungen in Bezug auf einen Vertrag zwischen uns oder zwischen iTrust und Dritten im Zusammenhang mit Ihrer Anstellung.
  • Ermöglichung von Lohnabrechnungen und Abrechnungsprozessen.
  • Die Beantwortung Ihrer Fragen sowie die Untersuchung unserer Kundenzufriedenheit.
  • Sie über Änderungen unserer Richtlinien oder Dienstleistungen zu informieren.
  • Kontaktaufnahme mit Ihnen mit Marketinginformationen, mit Ihrer Zustimmung und wenn wir glauben, dass der Inhalt für Sie von Interesse sein könnte.
  • Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen oder polizeilicher/behördlicher Untersuchungen, falls erforderlich.

4. Geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weiter?

Ihre persönlichen Daten können von Zeit zu Zeit an Dritte weitergegeben werden, um die Erbringung unserer Personalbeschaffungsdienste zu erleichtern und in Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen und Vorschriften. Bevor wir Ihre Daten an Dritte weitergeben, stellt iTrust sicher, dass wir dem Dritten nur die grundlegenden Daten zur Verfügung stellen, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, dass er diese Daten nicht für andere Zwecke verwenden darf und dass die Daten jederzeit vertraulich behandelt werden, wie in seiner Vereinbarung mit iTrust festgelegt.

Auch bei unseren Dienstleistern haben wir eine Due Diligence hinsichtlich der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen durchgeführt, bevor wir eine Zusammenarbeit mit ihnen eingegangen sind. In diesem Zusammenhang können Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden an:

  • Externe Berater, die in unserem Auftrag Dienstleistungen für uns erbringen (z. B. IT-Berater, die IT-Support, Tests, Implementierung durchführen; externer Rechtsberater, externer Finanz-/Buchhaltungsberater).
  • Unternehmen, die uns bei der Personalbeschaffung und Vertragsverwaltung unterstützen (Lohnbuchhaltungsunternehmen, Unternehmen, die bei Bedarf Strafregisterprüfungen oder Drogentests durchführen).
  • Bankinstitute, um Zahlungen zu verarbeiten.
  • Digitale Dienstleister (z. B. unser Customer Relationship Management-System Jobdiva.com zur Fehlerbehebung, falls erforderlich, Wix, das unsere Website verwaltet, QuickBooks für Buchhaltungsprozesse).
  • Anbieter von Marketingtechnologie, mit Ihrer Zustimmung.
  • Polizei, Regierung, Strafverfolgungs- oder öffentliche Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

4. Übertragen wir Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union?

Ihre persönlichen Daten können in Ländern außerhalb der Europäischen Union (oder des EWR) gespeichert, übertragen und verarbeitet werden, wenn wir sicherstellen können, dass das Land ein angemessenes Niveau des Schutzes Ihrer Privatsphäre per Gesetz bietet, das mit den Richtlinien der Europäischen Union übereinstimmt, z. B. wenn wir die Dienste eines außereuropäischen Cloud-basierten Dienstanbieters nutzen.

Wir können Ihre Daten auch an Nicht-EU- (oder EWR-) Länder weitergeben, und zwar nur für die Erfordernisse des Rekrutierungsprozesses, an dem Sie beteiligt sind, und mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung, wie z. B. die Übermittlung Ihrer Daten an einen Kunden, wenn Sie am Rekrutierungsprozess für eine Stelle außerhalb der Europäischen Union beteiligt sind oder wenn der einstellende Manager oder das HR-Team beim Kunden außerhalb der Europäischen Union ansässig ist.

5. Wie lange bewahren wir Ihre persönlichen Daten auf?

In der Regel bewahren wir Ihre persönlichen Daten für einen Zeitraum von bis zu 3 Jahren nach unserer letzten Mitteilung auf, sofern die Aufbewahrung dieser Daten für unsere Tätigkeit relevant ist und Ihre Interessen respektiert werden, Sie damit einverstanden sind, in unserem Kandidatenpool geführt zu werden und unsere Mitteilungen zu erhalten, und sofern nicht ein lokales Gesetz oder eine Verordnung eine kürzere Aufbewahrungsfrist vorschreibt. Dieser Zeitraum kann auch verlängert werden, um sicherzustellen, dass wir unseren geschäftlichen oder Compliance-Verpflichtungen nachkommen.

6. Wie verwenden wir Cookies und Ihre IP-Adresse?

iTrust verwendet Cookies auf unserer Website, um den Datenverkehr auszuwerten, etwaige Nutzungsmuster zu verstehen und Ihre Erfahrung bei einem erneuten Besuch der Website zu verbessern, nicht aber, um Sie als Person zu identifizieren. Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden und dazu dienen, eine bescheidene Menge an Daten zu speichern, die sich auf Ihre Nutzung unserer Website beziehen und auf die wir zugreifen können. Unabhängig davon, ob Sie die Cookies auf unserer Website akzeptieren oder nicht, können wir nicht auf Ihre persönlichen Daten zugreifen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Cookies unserer Website zu deaktivieren, kann es sein, dass Sie nicht in der Lage sind, die vollständige Anzeige zu sehen.

7. Aufzeichnung von Gesprächen

Dieser Datenschutzhinweis erklärt, wie wir Aufzeichnungen von Telefongesprächen innerhalb von iTrust Partnering verwenden.

Persönliche Daten: Wenn ein Anruf aufgezeichnet wird, sammeln wir:

  • eine digitale Aufzeichnung des Telefongesprächs
  • die Telefonnummern beider Parteien (intern und extern)

Persönliche Daten, die während eines Telefongesprächs bekannt werden, werden digital aufgezeichnet, z.B. Name und Kontaktdaten, um entsprechende Dienstleistungen zu erbringen.

Gelegentlich werden “besondere Kategorien” von personenbezogenen Daten aufgezeichnet, wenn ein Kandidat freiwillig Informationen zu Gesundheit, Religion, ethnischer Zugehörigkeit oder Straftaten preisgibt, um seine Anfrage nach Beratung und/oder Dienstleistungen zu unterstützen.

Verwendung persönlicher Daten: Gesprächsaufzeichnungen werden verwendet:

  • zur Unterstützung bei der Mitarbeiterschulung und Leistungsüberprüfung
  • zur Untersuchung und Beilegung von Beschwerden, falls erforderlich
  • zur Aufdeckung, Untersuchung und Verhinderung von Straftaten (einschließlich Betrug)
    • Gesetzesvollzug
    • Betrugsermittlungen
    • Regulierung und Lizensierung
    • Strafverfolgung
      • um Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter vor missbräuchlichen Anrufern zu ergreifenGerichtsverfahren

Alle Anrufaufzeichnungen werden von unserem Telefonanbieter Orbtalk Limited für einen Zeitraum von 6 Wochen sicher aufbewahrt. Die Aufzeichnungen werden auf einem in Großbritannien ansässigen Server gespeichert. Nur ein iTrust Direktor kann auf einen Anruf zugreifen und eventuell eine Kopie eines Anrufs über die geschützte Benutzerplattform anfordern.

Unsere Rechtsgrundlage für die Erfassung und Weitergabe personenbezogener Daten:  Die Aufzeichnung von Gesprächen ist notwendig, um die Interessen von Ihnen, unseren Kunden und unseren Mitarbeitern zu schützen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung persönlicher Daten gemäß Artikel 6 der DSGVO ist Ihre ausdrückliche Zustimmung, die Sie zu Beginn des Gesprächs erteilt haben.

8. Sind Ihre Daten bei uns sicher?

Wir bemühen uns, die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten jederzeit zu gewährleisten, indem wir geeignete Technologien zum Schutz unserer Geräte, Internetverbindungen, Datenspeicherung und -übertragung sowie strenge organisatorische Verfahren einsetzen. Die Sicherheit einer Internetübertragung kann jedoch nie vollständig garantiert werden, so dass die Übertragung Ihrer persönlichen Daten über unsere Website, die E-Mail-Kommunikation oder eine andere Übertragung an Dritte auf Ihr eigenes Risiko erfolgt.

9. Ihre Rechte: Wie können Sie Ihre personenbezogenen Daten einsehen, korrigieren und löschen? Wie können Sie die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken?

Das Hauptziel der Datenschutzgesetze und insbesondere der DSGVO ist es, den EU-Bürgern einen besseren Zugang und eine bessere Kontrolle über ihre persönlichen Daten sowie umfassendere Rechte zum Schutz ihrer Privatsphäre zu geben.

  • Recht auf Zugang, Korrektur und Aktualisierung Ihrer persönlichen Daten: Bei iTrust steht Ihnen ein direkter Portalzugang zu unserer Website zur Verfügung, über den Sie auf die meisten Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zugreifen und diese ändern oder korrigieren können. Sie können auch die Berichtigung oder Aktualisierung Ihrer Daten verlangen, wenn Sie nachweisen können, dass die von uns gespeicherten Daten falsch sind. Für solche Anfragen verwenden Sie bitte die in Abschnitt 11 – Kontakt – genannten Kontaktmöglichkeiten.
  • Recht auf Vergessenwerden/Recht auf Löschung: Unter bestimmten Umständen können Sie verlangen, dass wir alle Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten vollständig löschen. Zu diesen Umständen gehören u. a.: Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet, Sie haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen, Sie sind mit den Gründen für unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden, wir benötigen diese Daten nicht mehr für den Zweck, für den sie erhoben wurden. Um die Löschung Ihrer Daten zu beantragen, verwenden Sie bitte die in Abschnitt 11 – Kontakt genannten Kontaktmöglichkeiten, und wir werden alle vernünftigerweise durchführbaren Schritte zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unternehmen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und Weitergabe Ihrer Daten: Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken, wenn Sie die Richtigkeit der Daten, das verfolgte berechtigte Interesse oder anderes bestreiten. In diesem Fall werden wir die Daten nur speichern und die Verarbeitung wie gewünscht einschränken, bis der Umstand geklärt ist oder Sie uns Ihre Zustimmung zur Verarbeitung zurückgeben. Wir werden auch den/die betroffenen Dritten über diese Einschränkung informieren und ihn/sie auffordern, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre Wahl zu respektieren.
  • Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung: Für bestimmte Aktivitäten benötigen wir Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten, und Sie haben das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten für diese spezifischen Aktivitäten sofort einstellen.
  • Recht auf Erhalt einer Kopie Ihrer persönlichen Daten: Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten wir über Sie speichern, sowie die Herkunft der Daten und den Zweck der Verarbeitung. Sie können eine Kopie aller Ihrer bei iTrust gespeicherten persönlichen Daten anfordern und wir werden Ihnen diese in einem angemessenen Zeitrahmen, der 30 Tage nicht überschreiten sollte, zur Verfügung stellen. Wir können Ihre Kommunikation im Zusammenhang mit dieser Anfrage aufzeichnen, um uns bei der Lösung des Problems zu helfen.

10. Marketing-Kommunikation

Wir senden Ihnen nur dann Marketinginformationen per E-Mail zu, wenn Sie uns Ihr Einverständnis dazu gegeben haben. Sie können Ihre Zustimmung zu Marketingmitteilungen über das Opt-in/Out-Feld am Ende der Marketing-E-Mail, die Sie möglicherweise erhalten haben, oder über Ihren direkten Portalzugang erteilen oder zurückziehen oder uns alternativ direkt über die in Abschnitt 11 – Kontakt genannten Kontaktmöglichkeiten informieren.

11. Änderungen an dieser Richtlinie

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzrichtlinie gelegentlich geändert werden kann. Daher sollten Sie diese Seite erneut besuchen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben, da wir jede Aktualisierung hier mitteilen würden.

12. Kontakt

Sie können uns aus einem der folgenden Gründe (oder anderen) kontaktieren:

  • Fragen, Kommentare, Vorschläge oder Anfragen in Bezug auf diese Datenschutzrichtlinie
  • Zugang, Korrektur, Aktualisierung oder Löschung Ihrer Daten
  • Anforderung einer Kopie Ihrer persönlichen Daten
  • Widerrufen Ihrer Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer Daten
  • Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten

Sie können uns wie folgt kontaktieren:
per Post an unser Büro in Großbritannien

Zentrale Großbritannien
iTrust Partnering Ltd
16 Market Square
Westerham, Kent
TN16 1AW, UK

E-Mail: dpo@itrustpartnering.com

Telefon:
Tel: +44 203 0346210 (UK)
Tel: +49 89 2019 0014 (Deutschland)